Informace o ochraně osobních údajů

V souladu s nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/697 ze dne 27.dubna 2016 O ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES vydává podepsaný správce osobních údajů  směrnice, které jakožto vnitřní předpisy správce upravují zpracování osobních údajů v konkrétních souvislostech provozujících činností pro členy, zaměstnance a obchodní partnery spolku. Na této stránce naleznete přepis směrnic.

Zpracovávané osobní údaje

Vyplnění elektronické přihlášky, jakožto projevení zájmu o členství ve výše zmíněném spolku, vyžaduje zadání nezbytných osobních údajů. Jednoznačným účelem zpracování těchto údajů je možnost následné komunikace s uživatelem. Jedná se o tyto údaje: jméno a příjmení, rodné číslo, adresa, adresa elektronické pošty, telefonní číslo, jméno a příjmení zákonného zástupce (dále společně vše jen jako „osobní údaje“). Zpracování se tak děje v oprávněném zájmu správce.

Splnění právní povinnosti spolku (vedení evidence zaměstnanců a mezd, plnění povinností v oblasti sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění, daně z příjmů fyzických osob a zákonného pojištění odpovědnosti) a vytvoření pracovní smlouvy (Dohoda o provedení práce) vyžaduje zadání nezbytných osobních údajů zaměstnanců spolku. Jednoznačným účelem zpracování těchto údajů je splnění právních povinností a možnost následné komunikace s uživatelem. Jedná se o tyto údaje: jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa, adresa elektronické pošty, telefonní číslo, číslo bankovního účtu (dále společně vše jen jako „osobní údaje“). Zpracování se tak děje v oprávněném zájmu správce.

Splnění smlouvy, nebo k jednání o smlouvě mezi správcem a obchodním partnerem, vyžaduje zadání nezbytných osobních údajů obchodních partnerů. Jednoznačným účelem zpracování těchto údajů je splnění právních povinností a možnost následné komunikace s uživatelem. Jedná se o tyto údaje: osobní údaje zaměstnanců nebo zástupců těchto partnerů, adresa elektronické pošty, telefonní číslo, číslo bankovního účtu (dále společně vše jen jako „osobní údaje“). Zpracování se tak děje v oprávněném zájmu správce.

Zpracování zvukových, obrazových a zvukově obrazových záznamů členů spolku, jsou-li pořizovány, je prováděno na základě souhlasu subjektu údajů, u členů mladších 16 let udělovaného zákonným zástupcem člena. Souhlas s tímto zpracováním je získáván elektronicky v rámci procesu přihlašování člena do spolku.

Osobní údaje členů spolku jsou zpracovávány po dobu trvání členství člena ve spolku a dále po dobu tří let po skončení členství, a to za účelem uplatnění možných vzájemných nároků mezi členem s správcem.

Informace o zpracování osobních údajů jsou členům spolku k dispozici na webových stránkách správce.

Systém zpracování a zabezpečení osobních údajů, zpracovatelé, odpovědnost a
komunikace

Osobní údaje jsou zpracovávány zpravidla v elektronické podobě, a to pomocí: webu plavanirychnov.cz a následného exportu dat do Excel tabulky, účetního programu Money S3, aplikace Google Workspace.

Osobní údaje mohou být uloženy a dále zpracovávány:

• v místní síti správce nebo zpracovatele, zabezpečeny standardními prostředky serverového operačního systému;
• na vzdálených serverech třetích osob (cloud). Poskytovatel cloudových služeb není zpracovatelem osobních údajů, protože neprovádí s těmito údaji žádné operace, pouze poskytuje prostor k jejich uložení;
• ve fyzické (listinné) podobě – tyto údaje jsou zpracovávány zaměstnanci správce v jeho sídle, případně z místa bydliště oprávněných zaměstnanců správce;
• osobní údaje uložené v účetním programu MONEY S3 jsou zabezpečeny prostředky tohoto programu.
• zabezpečení osobních údajů uložených u zpracovatelů zajišťují dotčení zpracovatelé.

Osobní údaje mohou zpracovávat zejména tyto další osoby (zpracovatelé):

• IT dodavatelé
• osoby, které pro správce zajišťují plavecký trénink (trenéři), a to v nezbytně nutném rozsahu
• Český svaz plaveckých sportů, se sídlem Zátopkova 100/2, Břevnov, 169 00 Praha, IČO: 442 64 984, a jeho pobočným spolkům, (dále společně jen ČSPS)
• Česká unie sportu, z.s., se sídlem Zátopkova 100/2, Břevnov, 169 00 Praha, IČO: 004 69 548, (dále společně jen ČUS)
• příslušným orgánům státní správy a samosprávy, poskytovatelům dotací v oblasti tělovýchovy a sportu

a to za účelem

• vedení a evidence členů na základě zpracování dat z elektronické přihlášky
• vedení docházky dětí na plaveckých trénincích
• vedení evidence členské základny ČSPS na základě směrnic ČSPS a s tím souvisejícími činnostmi,
• identifikace a účasti na soutěžích, sportovních akcích apod.
• žádosti o dotace na základě § 6b ZOPS.

Osobní údaje členů spolku nesmějí být předávány komukoli ke komerčnímu využití a nebudou předávány do zemí mimo Evropskou unii.

Osobní údaje nebudou poskytovány, prodávány ani vyměňovány s třetími stranami za účelem obchodu.

Odpovědným zaměstnancem je předseda spolku. Předseda spolku je pověřen správcem ke koordinaci všech procesů vztahující se ke zpracování osobních údajů spolku. Předseda spolu odpovídá za zabezpečení osobních údajů po technické stránce a za komunikaci se subjekty.

Veškeré Informace o zpracování osobních údajů správce zveřejní na svých internetových stránkách plavanirychnov.cz. Samotná směrnice upravující ochranu a zpracování osobních údajů pro členy spolku je zasílána členům spolku po vyplnění elektronické přihlášky. Směrnice upravující ochranu a zpracování osobních údajů pro zaměstnance a obchodní partnery spolku je k dispozici ke stažení zde. Přímá komunikace se správcem pro subjekty údajů při uplatňování jejich práv je možná přes e-mail: info@plavanirychnov.cz nebo telefon: 736 281 417.